利用 Excel 管理个人公积金

按照会计核算的要求，对于职工缴存、支取的个人公积金必须建立个人公积金明细账，每月缴存一次，每年调整一次。手工记账，由于工作量大，操作机械，计算繁琐，效率很难提高。运用Excel电子表格的一些功能，则可使这项工作做到方便、快捷、准确，效率大大提高。
    Microsoft Excel工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表。根据这个功能，笔者按下列步骤建立了个人公积金明细帐，即：文件夹（个人公积金明细帐）——工作簿（科室）——工作表（个人），达到了快速查找某人公积金缴存、支取、结存情况的要求。
    步骤一：建立文件夹。在资源管理器中选取指定驱动器如D：或C：，在菜单栏中点“文件”下拉菜单，指到“新建”再选“文件夹”，就会在该驱动器中产生一新文件夹，将它命名为“公积金明细帐”（见图1）。
[table][tr][td=1,1,35][/td][/tr][tr][td][/td][td][img=554,374]http://www.excelhome.net/Article/images/sj/i0102/image002.jpg[/img][/td][/tr][/table][align=center][align=center]图1[/align][/align]    步骤二：建立工作簿。打开Excel，系统自动生成一张空白工作簿为BOOK1，以Excel文件形式存为指定目录下“公积金明细帐”文件夹中的“办公室.xls”文件，“办公室.xls”建立好后，可将之复制几个，然后再换名存盘，如“行事科.xls“、”综合科.xls“等等（见图2）。
[table][tr][td=1,1,14][/td][/tr][tr][td][/td][td][img=581,321]http://www.excelhome.net/Article/images/sj/i0102/image004.jpg[/img][/td][/tr][/table][align=center][align=center]图2[/align][/align][table][tr][td=1,1,7][/td][/tr][tr][td][/td][td][img=566,374]http://www.excelhome.net/Article/images/sj/i0102/image006.jpg[/img][/td][/tr][/table][align=center][align=center]图3[/align][/align]   步骤三：建立、编辑工作表。以办公室为例，双击“办公室.xls“。按图3样式建立一个工作表，输入年、月、日、凭证号、摘要、金额等相关数据，用公式I7=I6+G7-F7求得第一个月的余额(本期余额=年初余额+贷方金额-借方金额)。选中该单元格，将鼠标移到该单元格右下角变成“+”形状时，按下左键向下拖拽自动填充句柄，就会自动生成各期的余额。最后，为工作表重命名，双击工作表签Sheet1，当标签变为黑色，就可以输入新的具有工作意义的名称，如张民(见附表公积金.xls)，以便查找(见图3)。
     制定第一张工作表是关键，其余的工作表只要对此表进行复制。选定要被复制的工作表标签(如张民)，然后按住Ctrl键，拖动鼠标将该标签移动到Sheet2、Sheet3等位置后松开按键，则在该位置出现被复制工作表的表式。此时在相应的单元格里输入新的内容，一张新的账页就产生了。然后再将工作标签重新命名，如蔡博、王山等，依次类推，就建成了办公室.xls，详见图3。由此大大减少工作量，提高了工作效率。