窗外春光明媚，而小洁的心情却灿烂不起来 。不久前她从产品检验岗位调任销售助理，每天都要面对大量的公司文件、各分公司资料以及各种报表，散乱的文档在电脑里堆成了一锅粥，好几次还因为不能及时找到领导需要的文件遭到批评，如何是好？
赶紧请教前辈去。人力资源部的张姐告诉她：请来一位“文档管理专家”（下载地址：http://www2.skycn.com/soft/17971.html）帮忙，处理各种文档就可以井井有条，大大提高工作效率。这款软件能够将文档无限级分类管理，将各种各样的文档粘贴进来或者作为附件插入，当然自己下载的那些美妙动听的音乐还有影片，也可一起添加进去。
分类合理好管理
将软件下载安装后，首要的问题就是创建管理分类，也就是设置保存不同文档类型的目录。在“文档管理专家”中，可以无限级分类管理，比如书籍、技术文章、办公文件、下载影片等目录，然后在各自的目录下建立明细目录。创建主目录时，执行“文件→增加”菜单命令（图1），即可在软件主窗口的左侧分类栏中新建一个主目录，然后将其名称修改自己需要的名称即可，比如：办公文件，在这个目录下增加明细时，只要右击这个目录，从快捷菜单中选择“增加子项”命令即可（图2）。
小提示：
管理大量文件，分类时应该首先注意区分个人文档和办公文档，这样做不仅仅是方便查找，还可以避免无意中泄露自己的个人文档。”
对文件进行分类保存和命名时，要按照自己的工作性质、常用文档的类型来分。例如从事财务工作的员工，可以根据报表性质（现金流量表、月报表、损益表等）进行分类；而从事营销策划的员工，就可以将每一个case的所有文档保存在一起。分类并没有什么统一标准，关键是要自己觉得习惯。
比如按照内容可以把文档分为合同夹、模板夹、员工资料夹、帐务表格夹等。如果某一类别的文档数量很多，可以进行二次分类。例如月报表就可以每月设一个目录，这样每个目录里面的文件数量就比较少了。不过如果将文档分为三层或者更多层次的类别，就不太好了，否则不但没有提高查找效率，反倒让操作变得繁琐。
文件添加分分钟
“我想把大部分的文档导入到文档管理专家中，但是它能直接导入的文件格式只有TXT、RTF，而我大部分的文件为DOC、XLS、PPT等Offcie文件格式，怎么办？”
“用插入OLE对象工具。”李姐回答。如在“各公司1季度销售情况”目录中新建销售资料时，需要在文件中添加XLS格式表格，操作方法：执行“插入→OLE对象”命令，在弹出的窗口中，选择“由文件创建”选项（图3），然后单击“浏览”按钮，选择以前编辑的XLS格式表格，即可将其导入到文档管理专家中（图4）。
“如果我要将与这个销售报表相关的几个分公司的资料添加到目录中，而又不想使得目录显得太凌乱呢？”“以添加附件的方式就可以。”
将这些文档导入到附件窗口，就如同发邮件时添加附件一样。导入时，执行“选项→附件窗”命令，在弹出的附件窗口中，单击“添加”按钮，就可以将任意的文件添导入到这个目录中了（图5）。
小提示：
通过文档管理专家不仅仅可以导入、插入文档，而且可以在文档管理专家直接编辑文档，进行修改其字体、设置段落、插入图像等操作，因此在某些情况下，也可以将文档管理专家直接作为一个文字处理软件来使用。
鼠标拖放最灵活
因为工作需要，小洁经常要搜索一些销售方面的文章，以前都是通过保存或者复制的方式，现在安装文档管理专家后，她发现上网时，在网页的右上角就会出现一个绿色的方框（图6），需要保存网页中的某些内容时，只要选定相应的内容，然后将其拖动到这个方框，就弹出一个对话框，在其中输入要保存内容的标题（图7），就可以直接将其保存到文档管理专家的相应目录中。
分类保存 规范命名
“真方便！”小洁笑了，她还注意到文档管理专家还具有数据备份、恢复以及密码保护等功能，“现在可以松一口气了，让我把最近公司要整理的文档条理化。”
“且慢，我发现，你的文档命名很不科学，你必须改改。文档管理，科学的方法与良好的习惯才是根本。”
小知识：
文件名应该简单明了，过长的文件名在资源管理器里面不方便查看。
文件名不应该包括半角的标点符号，这样会让一些文档管理工具出错。
不要在文件名前面或者后面加上文档的最后修改日期（要检查文件日期，最简单的方法还是通过文档的最后修改日期属性来确定），
不要频繁更改命名规则，以后的文档一定就要按照标准执行。否则你查找早期文档时将会比较困难。也会让各种文档管理工具丢失对文件的持续跟踪。
“谢谢！全部牢记在心！散乱文档都归队，以后再也不会遇到为寻找文件而手忙脚乱的尴尬情况了！”
