春天到了，天气渐暖，如果再穿着厚厚的棉衣，当然不利于活动。你是否注意到，自己电脑中的某些Offcie文档也有些臃肿？如果他们的体积达到几兆，甚至几十兆，那么不仅仅占用大量的硬盘空间，打开速度奇慢，而且如果需要移动他们的时候，可要好好考虑移动存储器的可用空间啊！若要将其作为附件发送电子邮件，费时费力，更是不便。让我们开动脑筋，通过自己的智慧，脱下Offcie文档厚重的衣服，让其轻装前进吧！

一、 有图好好压
适用文档类型：word、Excel、PowerPoint
日常编辑的文档中经常需要插入一些图片， Offcie文档中常用的图片格式为bmp、jpg、gif、jpeg、png等类型，插入过多的图片往往造成文档体积的迅速增大。在这些图片格式中，其中的bmp格式保存的图片虽然保真度高，但是体积很大，而jpeg、jpg格式能够在较高压缩率情况下，保持与bmp相近的保真度，因此体积很小。如果图片为bmp等格式的话，建议大家在将图片引入word、Excel、PowerPoint中前，通过画图、Photoshop、ACDSee等程序将图片修改为jpeg、jpg等格式，其中Photoshop、ACDSee还可以实现批量转换（图1），其体积会大大缩小，往往不到前者的10％（图2）。  


  


  

不仅仅修改图片格式能够起到减肥的效果，在引入图片方式上也有讲究。很多朋友喜欢直接将图片粘贴到文档中，这样除将图片本身添加到文档中外，还会将一些与图片有关的信息同样添加进去，从而在不知不觉中增加了文档体积。因此在添加图片时，一般采用“插入→图片→来自文件”菜单命令（图3），这样添加进去的图片就会马上苗条了。  


  
二、 不必要选项一个也不要
适用文档类型：word、PowerPoint
当你在word、PowerPoint中，执行 “工具→选项→保存”菜单命令，就会发现打开的“保存”选项卡里面存在一个“允许快速保存”选项，而且这个选项往往被选中（图4）。如果选中它，那么在保存文档时，只会保存文档的修改部分，而不是将所做的修改（包括添加、删除、修改等信息）合并到文档中，因此能够提高文档操作速度，但是这样操作会大大增加文档的体积。这种功能是为电脑配置较低时，运行速度较慢而设计的，而现在的电脑配置较高，即使关闭此功能，也不会给电脑运行速度带来多大影响，因此建议取消对此项的选择。  


  

               
                    
               
               
               
                       
                       
                        　　
                  

与此类似，在这个“保存”选项卡中，存在一个“嵌入TrueType字体”选项，这里的嵌入TrueType字体技术，能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，从而保证其他用户使用此文档时，即便是其电脑中没有安装创建此文档的字体，仍可用这些字体来查看和打印文档。但是很多字体文件较大，特别是一些中文字体文件往往几十兆，启用这个选项同样会大大增加文档的体积。实际上现在我们所使用的电脑中字体比较齐全，把这个选项也取消了吧。如果在文档中应用了特殊字体，可以选中“嵌入TrueType字体”选项，同时选中其下面的“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入这些所使用的字符，也能够在一定程度上缩减文档体积（图5）。  


  
三、 更改分辨率 图片压压压
适用文档类型： PowerPoint、word、Excel
在PPT幻灯片中，我们为了追求效果，往往添加大量的图片，PPT文件便膨胀成一个大胖子。这时我们可以使用“压缩图片”工具，为文档中的图片修改分辨率，实现减肥的目的。
打开需要减肥的PPT文档，执行“视图→工具栏→图片”菜单命令，单击弹出的“图片”工具栏中的“压缩图片”按钮（图6），在弹出的对话框中将“更改分辨率”选项下面的 “Web/屏幕”（默认选项为“打印”，分辨率为200dpi，而Web/屏幕为96 dpi）选中，为了进一步缩减文档体积，可以将其中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”选项选中，单击“确定”按钮（图7）。随之将弹出一个关于压缩图片操作可能降低图片质量的提示框，单击其中的“应用”按钮，PPT文档迅速减肥成功（图8）！  


  
     


  
     


  
  

提示：
实际上在word、Excel中也同样使用以上的方法，不过由于PPT文档中应用图片较多，因此减肥效果比较明显罢了。